Toturial Menggunakan Fasilitas Mail Marge
Toturial Menggunakan Fasilitas Mail Marge
Mail merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh Ms.word untuk mempermudah pekerjaan kita dalam mebuat surat atau sertifikat yang isinya sama tetapi tujuannya berbeda. Hanya saja ada sedikit perbedaan dalam proses pembuatannya pada Ms.word 2007 dengan versi sebelumnya, walaupun prinsipnya sama yaitu dengan membuat “Dokumen master” atau “Main document” yaitu dokumen yang berisi surat tersebut yang isinya sama, dan yang kedua membuat “data source” yaitu daftar yang bersi data (seperti :nama, alamat atau tempat tanggal lahir) yang kemudian kita gabungkan sehingga menjadi dokumen yang kita inginkan.
Berikut adalah langkah-langkah pembuatan dokumen massal pada Ms.word 2007/10 :
Membuat “Dokumen master” atau “Main dokumen”, sebagai contoh kita akan membuat Berita Acara Test Tekan :
1.Buat Dokumen Master data seperti pada gb (Awal Surat).
setelah selesai membuat dokumen master maka kita lanjut
2. Buat Data Source
Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih start
mail merge, setelah itu pilih select recipients (lihat Gb.
Select recipient). Pada menu ini pilih “Type New List”
setelah selesai membuat dokumen master maka kita lanjut
2. Buat Data Source
Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih start
mail merge, setelah itu pilih select recipients (lihat Gb.
Select recipient). Pada menu ini pilih “Type New List”
3. Muncul kotak “New address list”, klik customize columns (lihat Gb. New Address & Customiz)
Untuk menambahkan field-field yang kita butuhkan tekan tombol “add”,
Untuk menghapus field tekan “delete”;
Untuk mengubah nama field tekan “rename”;
Lihat Gb. Hasil Entry
Untuk menambahkan field-field yang kita butuhkan tekan tombol “add”,
Untuk menghapus field tekan “delete”;
Untuk mengubah nama field tekan “rename”;
Lihat Gb. Hasil Entry
Setelah selesai klik OK
Simpan file (saya sarankan di simpan di folder yang sama dengan Master)
Simpan file (saya sarankan di simpan di folder yang sama dengan Master)
4. Menyisipkan data Sourch ke Dokumen Master
- Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih select recipients, setelah itu “use existing list”
- Dan pilih file data sourch yang tadi kita buat. Klik OPEN
- Blok atau Arahkan Kursor ke data yang ingin di sisipkan data.
- Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih insert merge field dan pilih data yang sesuai (lihat gb. Insert merge) dan hasil lihat gb. Hasil Insert Merge.
- Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih select recipients, setelah itu “use existing list”
- Dan pilih file data sourch yang tadi kita buat. Klik OPEN
- Blok atau Arahkan Kursor ke data yang ingin di sisipkan data.
- Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih insert merge field dan pilih data yang sesuai (lihat gb. Insert merge) dan hasil lihat gb. Hasil Insert Merge.
5. Menampilkan Data yang telah dimasukan.
6. Klik Ikon Preview Result
Hasil Lihat Gb. Preview Mailing Merge
6. Klik Ikon Preview Result
Hasil Lihat Gb. Preview Mailing Merge
Komentar
Posting Komentar